Vad är bokföring?

Bokföring är den löpande sammanställningen av ett företags alla affärshändelser. Det kan handla om försäljning, inköp, löner och skatter. Arbetet gör att man kan följa verksamhetens resultat och ekonomiska ställning över tid. Posterna förs i en grundbok i kronologisk ordning och i en huvudbok uppdelat per konto. Varje enskild affärshändelse ska ha ett underlag, en så kallad verifikation och ska bokföras löpande. Verifikationer kan vara fakturor, kvitton eller interna underlag som avskrivningar. Allt underlag måste vara ordnat så att varje post enkelt kan spåras i efterhand.

Här får du en tydlig guide till vad bokföring innebär. Vi tittar på bokföring för nybörjare, vad som är viktigt att få med i din bokföring och hur du enkelt kommer igång.

Skillnaden mellan bokföring och redovisning

Enkelt förklarat betyder bokföring det praktiska, löpande arbetet med att registrera företagets affärshändelser, som att sortera in kvitton och hantera fakturor. Redovisning är ett bredare begrepp. Det innefattar visserligen den löpande bokföringen, men täcker även sammanställning, analys och rapportering av den ekonomiska informationen i form av exempelvis bokslut och årsredovisningar.

Hur bokför man?

Här går vi igenom bokföring för nybörjare i korthet. Har du koll på stegen nedan får du en tydlig och fungerande rutin. Bokföring handlar om rutiner och ordning. Håll privat och företag strikt åtskilda, spara kvitton/underlag och kom ihåg att ansvaret är ditt, även om du anlitar hjälp.

Samla underlag (verifikationer)
Spara allt som visar vad som hänt i företaget: kvitton, fakturor och enkla interna underlag (t.ex. egna uttag, avskrivningar). Varje affärshändelse ska ha en verifikation.
Registrera löpande i bokföringsprogrammet
För in händelserna regelbundet. Kontanta in-/utbetalningar bokförs senast nästa arbetsdag, övriga affärshändelser senast månaden efter den månad de inträffade. (Vilket framgår av Bokföringsnämndens allmänna råd, BFNAR 2013:2).
Stäm av & arkivera Matcha betalningar mot rätt verifikationer, stäm av kassa/bank och spara allt underlag säkert. Kravet på att regelbundet stämma av grundar sig bland annat i 5 kap. 1 § Bokföringslagen, som slår fast att bokföringen ska utformas på ett sådant sätt att den möjliggör kontroll och överblick.

Vad är en kontoplan?

För att registrera händelserna på rätt ställe krävs en kontoplan. En kontoplan är en strukturerad förteckning över de konton som ett företag använder för att sortera sina inkomster, utgifter, tillgångar och skulder. Nästan alla svenska bokföringsprogram använder den standardiserade BAS-kontoplanen.

Sedan den 1 juli 2024 får du kasta papperskvitton och pappersfakturor efter säker digitalisering – under förutsättning att informationen bevaras oförändrad och åtkomlig. Arkiveringstiden är fortfarande minst sju år. Läs mer hos Skatteverket om hur räkenskapsinformation ska bevaras.

Kontantmetoden vs faktureringsmetoden – så väljer du

Det finns två sätt att sköta löpande bokföring. Kontantmetoden innebär att kund- och leverantörsfakturor bokförs först när de betalas. Det är enkelt i vardagen och följer kassaflödet, men du ser inte löpande vilka fordringar och skulder som finns. Vid årsskiftet måste du dessutom ta upp alla obetalda fakturor ändå.

Faktureringsmetoden bokför fakturor när de skapas/mottas och sedan igen när de betalas. Du får en aktuell bild av kundfordringar och leverantörsskulder och intäkter/kostnader hamnar på rätt period.

Exempel:

Faktureringsmetoden: Intäkt och moms bokas på 28/12 (fakturadatum). Betalningen bokas 10/1.
Kontantmetoden: Allt bokas normalt på 10/1 (betalningsdatum). Undantag: Vid årsskifte ska obetalda fakturor ändå tas upp per 31/12 → intäkt och moms hamnar i december.

Omsätter ditt företag under 3 miljoner kronor per år kan du välja metod. Ligger du över 3 miljoner ska du använda faktureringsmetoden enligt bokföringslagen. Välj kontantmetoden om du vill hålla det så enkelt som möjligt och har få fakturor. Välj faktureringsmetoden om du vill ha bättre överblick, arbetar med många fakturor eller närmar dig 3-miljonersgränsen.

Bokföringslagen i korthet

Bokföringslagen (1999:1078) anger vem som är bokföringsskyldig, hur den löpande bokföringen ska föras och vilka krav som gäller för avslut och bevarande av material. Enligt 5 kap. 6 § i Bokföringslagen ska en verifikation innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör.

Vem är bokföringsskyldig?

I klarspråk säger lagen (2 kap. Bokföringslagen) att i stort sett alla företagsformer har bokföringsplikt. Driver du ett aktiebolag (AB), handelsbolag (HB) eller en ekonomisk förening är du alltid bokföringsskyldig. Även privatpersoner som startar en enskild firma blir automatiskt bokföringsskyldiga i exakt samma stund som de börjar bedriva sin näringsverksamhet.

I praktiken innebär det att varje affärshändelse ska kunna följas från verifikation till bokförd post och tillbaka igen, och att posterna förs både i grundbok och huvudbok. Räkenskapsinformationen ska bevaras betryggande (även digitalt) och kunna visas upp vid kontroll.

Så funkar ingående balans

Ingående balans är startläget i bokföringen första dagen på räkenskapsåret. Bara balanskonton har ingående saldon och summorna ska balansera (tillgångar = eget kapital + skulder). I ett pågående företag förs förra årets utgående balans över, i ett nystartat lägger du in tillgångar och skulder från start.

För att räkna ut den ingående balansen görs en inventering och en manuell analys av företagets startvärden, till exempel insatta pengar på bankkontot (tillgångar) och inledande lån (skulder). Differensen när du drar bort skulderna från tillgångarna utgör ditt ingående egna kapital. Denna ingående balans blir utgångspunkt för årets bokföring.

Bokslut – grunderna för företagare

När räkenskapsåret är slut avslutar du med årsbokslut som sammanfattar årets bokföring och visar företagets resultat och ställning vid räkenskapsårets slut. Enskild firma med omsättning högst 3 miljoner kronor får använda förenklat årsbokslut, annars gäller ordinärt årsbokslut/årsredovisning enligt form och storlek.

Vilka tröskelvärden som gäller, och vilket typ av avslut som krävs, styrs av reglerna i 6 kap. Bokföringslagen (BFL). Där framgår att det i första hand är nettoomsättningens storlek och vald företagsform som avgör om bolaget har rätt att tillämpa förenklade regler eller om en fullskalig redovisning krävs. När bokslutet är klart förs årets resultat till eget kapital och den utgående balansen blir nästa års ingående balans.

Affärssystem som förenklar bokföringen

Ett modernt affärssystem kan ge bra stöd och göra bokföringen mer träffsäker, samtidigt som det manuella arbetet minskar. Vitec Pyramid ERP levererar Pyramid som knyter ihop flödet från order och inköp till fakturering, betalning och redovisning. Business Studio ger motsvarande stöd som molntjänst. All data kan föras vidare och bli underlag i bokföringen.

Vill du veta vad som passar din miljö bäst är du välkommen att kontakta våra partners för vidare rådgivning.