Vad är en inventarie?

En inventarie är en tillgång som köps in för att användas i verksamheten under en längre tid. Det kan handla om allt från datorer och kontorsmöbler till maskiner och bilar. Syftet ska vara stadigvarande bruk, inte återförsäljning. Riktlinjerna styrs av Skatteverket och en inventarie ska användas i verksamheten i mer än tre år enligt Inkomstskattelagen (1999:1229) 18 kap. 4 §. Rätt hantering av anläggningstillgångar skapar ordning i balansräkningen och ger korrekta underlag inför deklarationen.

Vad är förbrukningsinventarier?

Förbrukningsinventarier är inventarier som ett företag köper in för att använda i verksamheten, men som får kostnadsföras direkt i stället för att bokföras som tillgångar och skrivas av över flera år. Vanliga förbrukningsinventarier är mindre verktyg, kontorsutrustning, telefoner och annan enklare utrustning.

För att en inventarie ska få dras av direkt ska den uppfylla minst ett av två krav enligt Inkomstskattelagen (1999:1229) 18 kap. 4 §. Antingen ska den ha en beräknad ekonomisk livslängd på högst tre år eller vara av mindre värde. Med mindre värde avses ett anskaffningsvärde som understiger ett halvt prisbasbelopp, exklusive moms för företag som har rätt att dra av momsen.

Skillnaden mellan inventarier och förbrukningsinventarier

Skillnaden ligger i tillgångens ekonomiska livslängd och inköpspriset. En inventarie skrivs av under flera år, medan en förbrukningsinventarie dras av direkt som en kostnad under samma räkenskapsår.

För inkomståret 2025 fastställer Statistiska centralbyrån (SCB, 2024) prisbasbeloppet till 58 800 kr. Skatteverket (Skatteverket, 2025) tillämpar därför en beloppsgräns på 29 400 kr exklusive moms för direktavdrag. Om företaget köper en dator för 15 000 kr exklusive moms kan hela beloppet redovisas direkt som en kostnad för förbrukningsinventarier (till exempel på konto 5410 i BAS-kontoplanen) om det stämmer med företagets redovisningsprinciper. Om köpet istället gäller en maskin för 80 000 kr med en planerad användning på fem år dras beloppet inte av direkt. Summan förs upp i balansräkningen som en tillgång och skrivs av över tid.

Ett fel som uppstår ibland är att företag direktkostnadsför större maskiner eller utrustning som överstiger ett halvt prisbasbelopp för att sänka årets resultat. Det ger en felaktig balans- och resultaträkning. Om Skatteverket upptäcker felaktiga direktavdrag vid en revision beslutas om rättelse, ändrad beskattning och skattetillägg enligt Skatteförfarandelagen (2011:1244) 49 kap.

Hur du bokför köp av tillgångar i verksamheten

Du bokför en inventarie genom att föra in anskaffningsvärdet på ett tillgångskonto i kontoklass 12 och redovisa ingående moms på konto 2640 enligt BAS-kontoplanen.

När leverantörsfakturan registreras hamnar hela anskaffningsvärdet i balansräkningen. Här är ett exempel på hur en verifikation ser ut när ett företag köper en produktionsmaskin för 100 000 kr plus moms:

Debet 1220 (Inventarier och verktyg): 100 000 kr
Debet 2640 (Ingående moms): 25 000 kr
Kredit 2440 (Leverantörsskulder): 125 000 kr

Avser köpet istället förbrukningsinventarier hamnar kostnaden i resultaträkningen:

Debet 5410 (Förbrukningsinventarier): 12 000 kr
Debet 2640 (Ingående moms): 3 000 kr
Kredit 2440 (Leverantörsskulder): 15 000 kr

Företaget måste spara alla fakturor och underlag så att varje post kan spåras vid avstämning eller revision, enligt Bokföringslagen (1999:1078) 5 kap. Vi på Vitec Pyramid rekommenderar att underlag arkiveras digitalt i affärssystemets verifikationsarkiv, direkt kopplat till verifikationsnumret och anläggningskortet. Det ger snabb åtkomst och ordning i redovisningen.

Regler och metoder för avskrivning på inventarier

Avskrivning innebär att du fördelar inköpskostnaden över de år som tillgången förväntas ge nytta i verksamheten. Regelverket styrs av Årsredovisningslagen (1995:1554) 4 kap. samt Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2016:10 (K3) och BFNAR 2017:3 (K2) (Bokföringsnämnden, 2017).

När en tillgång slits eller åldras tappar den i värde. För att resultaträkningen ska ge en rättvis bild fördelas kostnaden ut per år. Den mest använda metoden i löpande bokföring är linjär avskrivning utifrån tillgångens nyttjandeperiod. Bedöms nyttjandeperioden vara fem år dras 20 procent av anskaffningsvärdet av varje år.

I skattehänseende finns två godkända huvudmetoder för avskrivning i Inkomstskattelagen (1999:1229) 18 kap.:

Huvudregeln (30-regeln): Tillåter ett avskrivningsavdrag med maximalt 30 procent av det bokförda värdet vid årets början, plus årets inköp minus årets försäljningar.
Kompletteringsregeln (20-regeln): Innebär en rak avskrivning med 20 procent per år, vilket gör att inventarien är helt avskriven efter fem år.

En årlig avskrivning på 20 000 kr bokförs på detta sätt i BAS-kontoplanen:

Debet 7830 (Avskrivningar på maskiner och inventarier): 20 000 kr
Kredit 1229 (Ackumulerade avskrivningar): 20 000 kr

Så underlättar ett anläggningsregister arbetet i affärssystemet

Ett integrerat anläggningsregister i affärssystemet håller reda på anskaffningsvärden, avskrivningsplaner och utrangeringar utan att du behöver göra manuella uträkningar.

I mindre verksamheter hamnar historiken ofta i separata kalkylblad. Det skapar risk för fel när tillgångar säljs, skrotas eller skrivs av. När anläggningsregistret kopplas direkt till affärssystem som Pyramid Hybrid Cloud eller Business Studio från Vitec Pyramid beräknas de månatliga eller årliga avskrivningarna automatiskt. Systemet tillämpar linjär avskrivningsmetod, skapar färdiga verifikationer och uppdaterar huvudboken direkt.

Du får dessutom spårbarhet över var varje tillgång finns placerad, vem som ansvarar för den och vilket restvärde den har. Det ger ett tryggt underlag inför årsredovisningen och underlättar vid den fysiska inventeringen av företagets tillgångar.

Källor

Denna artikel beskriver gällande regler för inventarier och anläggningstillgångar för svenska aktiebolag som tillämpar K2 (BFNAR 2017:3) eller K3 (BFNAR 2016:10). Redovisnings exemplen bygger på BAS-kontoplanen. Beloppsgränser för förbrukningsinventarier gäller för räkenskapsåret och bokslutet för inkomståret 2025 och baseras på SCB:s fastställda prisbasbelopp.