Vad är ett affärssystem?
Ett affärssystem, även kallat ERP efter engelskans Enterprise Resource Planning, samlar företagets viktigaste arbetsprocesser i ett gemensamt system. När uppgifterna samlas på ett och samma ställe behöver de inte registreras manuellt i flera olika system. En order kan följa med direkt från försäljning till lager, leverans och fakturering, samtidigt som alla delar av verksamheten ser samma uppdaterade information.
En studie publicerad i International Journal of Information Management visar att implementering av ERP-system kan påverka verksamhetens operativa prestanda positivt genom mer sammanhängande processer. Det kan i sin tur minska manuellt arbete och ge en bättre överblick över verksamhetens flöden.
✓ ekonomi och redovisning
✓ order och fakturering
✓ inköp och lager
✓ projekt och tidrapportering
✓ CRM och kundhantering
✓ produktion och resursplanering
✓ rapportering och uppföljning
Börja med hur verksamheten fungerar idag
Innan ni börjar jämföra affärssystem är det bra att kartlägga hur ni arbetar idag. Var uppstår dubbelarbete? Vilka moment tar onödigt mycket tid? Och var saknar ni överblick?
Olika branscher har också olika behov. För ett handelsföretag kan order, lager och inköp väga tyngst. Ett tjänsteföretag kanske prioriterar projekt, tidrapportering och fakturering, medan ett tillverkande företag behöver stöd för exempelvis produktionsplanering, material och spårbarhet. Det finns därför sällan ett affärssystem som passar alla. Det viktiga är att lösningen fungerar för er verksamhet och era arbetsflöden.
Vad ska du jämföra mellan olika affärssystem?
När ni vet vad verksamheten behöver blir det enklare att jämföra alternativen. Titta inte bara på hur många funktioner systemen har, utan på hur de faktiskt fungerar tillsammans.
Stödjer systemet era viktigaste processer?
När ni jämför affärssystem bör ni börja med de arbetsflöden som används mest. Hur går en order från beställning till leverans och faktura? Hur rapporteras tid i ett projekt? Hur hanteras inköp när lagret behöver fyllas på? Ett affärssystem kan ha många funktioner och ändå vara fel för er om de viktigaste arbetsmomenten blir onödigt krångliga.
Hur mycket manuellt arbete kan ni minska?
Ett nytt affärssystem ska göra vardagen enklare. Se över vilka moment ni kan automatisera och vad som fortfarande kräver handpåläggning (stäm gärna av med kollegorna som gör jobbet varje dag, de vet bäst vad som tar onödig tid). Kartlägg era administrativa rutiner. Behöver information exporteras till Excel, skickas mellan avdelningar eller registreras på flera ställen? Ju bättre informationen kan följa med i verksamhetens olika flöden, desto mindre tid behöver ni lägga på dubbelregistrering och manuella kontroller.
Hur fungerar integrationerna?
De flesta företag använder fler system än bara affärssystemet. Det kan handla om e-handel, bank, fraktlösningar eller andra branschspecifika verktyg. Kontrollera därför vilka färdiga integrationer som finns och hur enkelt andra lösningar kan kopplas ihop med affärssystemet. Samtidigt behöver inte fler integrationer alltid vara bättre. Om flera processer kan samlas i samma system kan ni minska både komplexiteten och antalet ställen där information behöver underhållas.
Ska systemet ligga i molnet eller lokalt?
Driftformen är viktig att jämföra när ni kollar på nytt affärssystem. Ett molnbaserat system kräver normalt ingen egen serverdrift och kan vara ett smidigt alternativ för företag som vill kunna komma åt systemet via webben. Andra verksamheter vill behålla större kontroll över sin IT-miljö och föredrar en lokalt installerad lösning.
Hos oss på Vitec Pyramid ERP finns flera alternativ. Populärt är Business Studio, en molnbaserad SaaS-lösning och Pyramid Hybrid Cloud som kombinerar lokal installation med webbaserade funktioner. Utgå från hur ni vill arbeta, vilken IT-miljö ni har och vilka krav verksamheten ställer.
Kan systemet växa med er?
Ett affärssystem är ofta en långsiktig investering. Det som fungerar idag behöver därför också kunna fungera när verksamheten förändras. Fler kunder, större lager, fler användare eller nya affärsområden kan snabbt skapa nya behov. Undersök därför hur enkelt det är att lägga till funktioner, moduler, användare och integrationer över tid.
Ett flexibelt och moduluppbyggt system gör det möjligt att börja med det ni behöver idag och bygga vidare när verksamheten växer.
Vilken hjälp får ni vid införandet?
Själva programvaran är bara en del av ett lyckat systembyte. Någon behöver förstå era behov, konfigurera lösningen, hjälpa till med data och se till att användarna kommer igång. Även efter införandet kan verksamheten behöva utveckla arbetssätt och funktioner. Fråga därför inte bara vad systemet kan göra, utan också vilken hjälp ni får före, under och efter implementationen.
Jämför hela kostnaden
Den månatliga licensen är bara en del av kostnaden för ett affärssystem. Implementation, integrationer, utbildning, anpassningar, drift och support kan också påverka totalsumman. Be därför om en tydlig bild av både startkostnader och löpande kostnader när ni jämför olika affärssystem.
Titta samtidigt på vilka tids- och kostnadsbesparingar verksamheten kan göra. Mindre administration, bättre lagerkontroll, färre manuella fel och snabbare fakturering kan skapa ett stort värde över tid. Det billigaste systemet vid inköp är därför inte alltid det mest kostnadseffektiva i längden.
Testa affärssystemet med era egna arbetsflöden
En demo säger mycket mer om den utgår från er verklighet. Be därför inte bara om en generell genomgång av systemet. Ta med några konkreta arbetsmoment och be leverantören visa hur de fungerar i praktiken. Ett bra tips är att välja ut tre processer som idag tar mycket tid. Då blir det enklare att bedöma om ett nytt system faktiskt kan göra skillnad. Under en demo kan ni att få se hur det går till;
→ att registrera en ny kund
→ att hantera en order från beställning till faktura
→ att kontrollera aktuellt lagersaldo
→ att följa upp tid och kostnader i ett projekt
Vanliga misstag när företag jämför affärssystem
Det är lätt att enbart titta på pris och funktioner. Bytet ger er samtidigt en chans att ifrågasätta gamla arbetsvanor. Att ett moment har skötts manuellt under lång tid innebär inte att det måste förbli så. Fler vanliga misstag är att:
✓ välja flest funktioner i stället för de som verkligen behövs
✓ enbart jämföra licenspriset
✓ underskatta insatsen för implementation och utbildning
✓ inte involvera medarbetarna som ska arbeta i systemet
✓ försöka återskapa alla gamla arbetssätt
✓ välja en lösning som bara klarar dagens krav
Affärssystem för små och medelstora företag
Vitec Pyramid ERP har utvecklat affärssystem i över 40 år och erbjuder lösningar för små och medelstora företag inom bland annat handel, entreprenad, tillverkning och tjänster. Våra affärssystem är utvecklade för att kunna stödja olika arbetssätt och behov, från ekonomi och orderhantering till lager, projekt och mer avancerade verksamhetsflöden. Vi utvecklar systemen, medan våra partners hjälper företag vidare med bland annat rådgivning, demonstration och införande.
Börja gärna med att identifiera de tre processer ni helst skulle vilja förenkla. Därefter kan ni kontakta våra partners för att diskutera vilken lösning som passar er verksamhet bäst.
