Vad är en leverantörsfaktura och hur fungerar den?

En leverantörsfaktura är en faktura som ett företag tar emot från en leverantör för köpta varor eller tjänster. En leverantörsfaktura bokförs normalt som en leverantörsskuld; många företag matchar och attesterar den före betalning enligt interna rutiner.

För mottagaren fungerar handlingen som en verifikation och som underlag för ingående moms enligt reglerna hos Skatteverket. Handlingen styr villkoren för när betalning ska ske och skapar samtidigt en kortfristig skuld i bokföringen fram till betaldatumet.

Vad innehåller en leverantörsfaktura?

Bokföringslagen (1999:1078, 5 kap. 6 §) ställer krav på vilka uppgifter en verifikation ska innehålla. Samtidigt reglerar mervärdesskattelagen (2023:200, 17 kap. 24 §) vilka uppgifter en fullständig faktura ska innehålla vid momspliktig försäljning, vilket även framgår av information hos Skatteverket. Formella brister kan enligt gällande vägledning påverka avdragsrätten för moms och underlaget för bokföringen. En fullständig leverantörsfaktura ska bland annat innehålla:

Fakturadatum och ett unikt löpnummer
Säljarens och köparens namn och adress
Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
Varornas eller tjänsternas art och mängd samt datum då omsättningen gjordes
Beskattningsunderlag för varje momssats, tillämpad momssats samt skattebelopp
Belopp och betalningsvillkor; bankgiro, plusgiro eller IBAN kan anges som praktiska betalningsuppgifter men är inte generellt obligatoriska fakturauppgifter enligt Skatteverket

Vad som kontrolleras på underlaget före godkännande

Företag kan ha interna rutiner för att granska och attestera leverantörsfakturor före betalning. Sådana kontroller kan minska risken för felaktiga utbetalningar och bluffakturor, vilket även Polisen belyser i sina råd kring fakturabedrägerier. I vissa organisationer delas kontrollen upp i sakattest och ekonomisk attest:

Stämmer beställningen: Kontrollera att kvantitet och artiklar matchar inköpsorder och följesedel.
Korrekt pris: Verifiera att enhetspriser, rabatter och fraktkostnader följer avtalet.
Moms och formella uppgifter: Kontrollera att säljarens momsregistreringsnummer finns med och att momsberäkningen stämmer.
Bankuppgifter: Se över att bankgiro eller kontonummer stämmer överens med tidigare godkända uppgifter för leverantören.

Vad är en leverantörsskuld och när uppstår den?

En leverantörsskuld är den kortfristiga skuld som uppstår när ett företag tar emot varor eller tjänster på kredit och har en obetald faktura kvar att reglera. Skulden redovisas på balansräkningens skuldsida. Enligt svensk redovisningspraxis och BAS-kontoplanen används normalt konto 2440 (Leverantörsskulder), men kontonumret kan anpassas efter företagets interna kontoplan.

När blir en leverantörsfaktura en leverantörsskuld?

Enligt god redovisningssed uppstår den affärsmässiga förpliktelsen vid leveranstidpunkten då risken och förfoganderätten övergår. I praktiken bokförs leverantörsskulden när företagets bokföringsunderlag registreras och konteras, utifrån företagets rutiner och tillämpad redovisningsmetod. Skulden ligger kvar på skuldkontot fram till betaldagen, då kontot nollställs mot likvidkontot.

Hur en leverantörsfaktura bokförs

Det finns två sätt att hantera löpande redovisning: fakturametoden och kontantmetoden. Företag kan använda fakturametoden eller, om förutsättningarna är uppfyllda, kontantmetoden. Företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst 3 miljoner kronor får enligt bokföringslagen (1999:1078, 5 kap. 2 §) vänta med att bokföra affärshändelser tills betalning sker. Det innebär att affärshändelsen bokförs vid två separata tillfällen med standardkonton från BAS-kontoplanen. Vid ankomst registreras kostnaden, momsen och skulden:

Kredit: Konto 2440 (Leverantörsskulder) med hela fakturabeloppet inklusive moms.
Debet: Relevant kostnadskonto (exempelvis konto 4010 för varuinköp eller 5010 för lokalhyra) med beloppet exklusive moms.
Debet: Konto 2641 (Debiterad ingående moms) med momsens belopp.

Vid betalning bokförs transaktionen när pengarna dras från företagets konto:

Debet: Konto 2440 (Leverantörsskulder) med hela beloppet, vilket släcker skulden.
Kredit: Konto 1930 (Företagskonto/checkkonto) med samma summa.

Mindre verksamheter som uppfyller kraven i 5 kap. 10 § bokföringslagen och tillämpar kontantmetoden bokför kostnaden och momsen först vid betalning, förutsatt att fakturan inte är obetald vid räkenskapsårets slut enligt Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2013:2).

Hantering av leverantörsfakturor i affärssystem

När många leverantörsfakturor ska registreras, kontrolleras och godkännas manuellt kan hanteringen ta mycket tid. Med Pyramid Hybrid Cloud och Business Studio kan leverantörsfakturor hanteras digitalt som en del av företagets ekonomiflöde. Ansvariga kan granska och attestera fakturor via dator eller smartphone, så att attestflödet fungerar smidigt även när de arbetar på olika platser.

Det är särskilt användbart inom bygg och entreprenadföretag, där det är viktigt att löpande kunna följa projektens kostnader. I affärssystemet kan leverantörskostnader följas tillsammans med bland annat arbetad tid och materialanvändning. Kontakta en av våra partners för att få veta hur Business Studio och Pyramid Hybrid Cloud kan förenkla hanteringen av leverantörsfakturor i er verksamhet. Våra partners finns över hela Sverige och har erfarenhet av olika branschers behov.